العينات المخبرية هي مواد تُستخدم في التجارب المخبرية. تكون كميتها صغيرة نسبيًا، وتُخزن في حاويات وظروف محددة. يوجد نظام إدارة صارم للوصول إليها وتخزينها. إدارة عينات المختبر يُعدّ هذا الأمر حلقة وصل ضرورية ونقطة تحكم رئيسية في كامل عملية اعتماد المختبرات، وإصدار شهادات القياس، والمراجعة والاعتماد، وما إلى ذلك. تشرح هذه المقالة ذلك من خلال الجانبين التاليين:

1. نظام إدارة العينات

2. عملية إدارة العينات

نظام تحضير العينات

1. الغرض

تؤثر تمثيلية العينات وصحتها وسلامتها بشكل مباشر على دقة نتائج الاختبار، لذا من الضروري تطبيق إجراءات فعالة لأخذ العينات وتخزينها (في ثلاجة عند 4 درجات مئوية) أو (في ثلاجة عند -20 درجة مئوية) وتحديد هويتها والتخلص منها، وذلك لضمان دقة نتائج الاختبار وموثوقيتها. كما يجب الحرص على سرية العينات وأمنها.

2. منطقة

ينطبق هذا الإجراء على إدارة أخذ العينات، وتداولها، وتخزينها، والتخلص منها، وتحديد هويتها، وما إلى ذلك.

3. المسؤوليات

① مركز فحص الجودة مسؤول عن إدارة العينات في مختبر التحليل والاختبار.

٢ الإدارة الفنية لعينات المختبر يتحمل الموظفون مسؤولية أخذ العينات في المكان المحدد وفي الوقت المحدد وفقًا لإجراءات أخذ العينات، وتسجيل حالة العينة عند استلامها، والقيام بعمل جيد في تحديد العينة ومراقبة جودة عملية تخزين العينات وتداولها والتخلص منها.

③ بعد استلام العينات، يجب على موظفي المختبر حماية العينات أثناء عملية التحضير والاختبار والتسليم.

④ يتولى موظفو الإدارة الفنية لعينات المختبر مسؤولية الإشراف على إدارة العينات في غرفة الاختبار وفحصها، كما يتولى مشرف مراقبة الجودة مسؤولية إدارة العينات.

4. أخذ عينات من العينات

① يجب على موظفي أخذ العينات التوجه إلى المكان المحدد لأخذ العينات في الوقت المحدد وفقًا لتواتر أخذ العينات. كما يتحمل موظف أخذ العينات مسؤولية حماية العينات أثناء نقلها لضمان سلامتها.

② في حالة وجود حالة طارئة ويتطلب الأمر إجراء تحليل العينات في وقت آخر، يجب على موظفي إدارة العينات المعنيين إجراء تسجيل القبول.

③ يجب على موظفي إدارة عينات المختبر تسجيل حالة العينة عند استلامها، وتسجيلها في الحساب.

④ عندما يكون لدى المحللين شكوك حول ما إذا كانت العينات مناسبة للاختبار، أو عندما يكون موظفو مراقبة الجودة متشككين في نتائج الاختبار، أو يعتقدون أن العينات لا تفي بمتطلبات اللوائح ذات الصلة، أو أن هناك تشوهات (بما في ذلك التعبئة والتغليف)، يجب إعادة أخذ العينات وتحليلها.

5. تحديد العينات

① يشمل تحديد العينات التمييز بين العينات المختلفة وتحديدها، وتحديد العينات في ظل ظروف اختبار مختلفة.

② علامة تمييز العينة، مثبتة على الغلاف الخارجي للعينة، ويشمل محتوى العلامة رقم عينة الفحص، وعناصر التحليل، والإشارة إلى وقت وتاريخ أخذ العينة.

③ عندما تكون العينات في حالات اختبار مختلفة، أو في مراحل استلام العينات، أو تداولها، أو تخزينها، أو التخلص منها، وما إلى ذلك، يجب نقل الملصقات وفقًا للخصائص والمتطلبات المختلفة للعينات، وذلك للحفاظ على رقم تعريف واضح للعينات وضمان أن طريقة الترقيم الفريدة تضمن إمكانية تتبع نتائج تحليل العينات في كل غرفة تحليل.

④ يجب على المختبر، وفقًا للمتطلبات المهنية، وضع لوائح واضحة بشأن طريقة نقل تحديد هوية العينة وكيفية ضمان فرادة وصحة تحديد هوية العينة في تعليمات العمل ذات الصلة.

6. تخزين العينات

① يجب أن يضم مركز فحص الجودة مكانًا خاصًا ومناسبًا لتخزين العينات، مُجهزًا بغرف وخزائن (أرفف) خاصة بها. يُشرف على غرفة العينات شخصٌ مُختص، ويُقيّد الوصول إليها. يجب تصنيف العينات وتخزينها، ووضع علامات واضحة عليها، وحصرها بدقة. ينبغي أن تكون بيئة تخزين العينات آمنة، وخالية من المواد المُسببة للتآكل، ونظيفة، وجافة، وجيدة التهوية.

② بالنسبة للعينات التي يُشترط تخزينها في ظل ظروف بيئية محددة، يجب التحكم في الظروف البيئية بشكل صارم، ويجب تسجيل الظروف البيئية بانتظام.

عملية إدارة العينات

1. استلام العينات

يُعدّ استلام العينات الخطوة الأولى والأهم في عملية اختبار العينات. ويجب أن يتم استلام العينات بواسطة شخص مُخصّص لاستلامها. عند استلام العينات، يتحقق هذا الشخص من البيانات الأساسية للعينة مع مُرسِلها، ثم يُسجّل بياناتها بدقة لضمان أصالتها. وفي الوقت نفسه، يُجري فحصًا أوليًا للعينة للتأكد من إمكانية اختبارها. وأخيرًا، يُملأ استمارة استلام العينات بالتفصيل.

2. تحديد العينات

بعد استلام العينة، يجب وضعها في المنطقة المخصصة للفحص أولاً، ثم وضع علامة عليها. ينبغي وضع ملصق العينة في مكان واضح وجذاب لا يعيق عملية الفحص. يتضمن المحتوى الأساسي لملصق العينة اسمها ورقمها ومواصفاتها وحالتها، وما إلى ذلك. يجب أن يكون النص على ملصق العينة واضحًا وبسيطًا وسهل القراءة، حتى لا يحدث أي لبس بسبب ملصقات غير واضحة. يُعدّ ملصق تعريف العينة الوسيلة الوحيدة لتحديدها، ويجب أن يبقى موجودًا طوال عملية تداول العينات.

3. تأكيد العينات

بعد أن يُحدد مدير العينات الأداء الأساسي للعينة ويُسجله، يُجري المفتش فحصًا لها. يجب على المفتشين الحصول على العينات من مستودع العينات مع شهادات سارية المفعول، وتعبئة نموذج شهادة تداول العينات بدقة. عند استلام العينة، يجب على المفتش التحقق من حالتها الأساسية فورًا، بما في ذلك حالتها، ومدى مطابقتها لطريقة الكشف المعتمدة، ومطابقتها للوصف الأساسي للجهة المُقدمة. في حال تبين أن حالة العينة غير طبيعية، أو أن وصفها يختلف عن وصف المفتش، أو أن وصف محتوى الاختبار غير شامل، وما إلى ذلك، يجب على المفتش تسجيل جميع المشكلات التي حدثت، والتواصل مع الجهة المُقدمة، والانتظار حتى يتم توضيح أي لبس، قبل البدء بالاختبار.

4. تداول العينات

عند تداول عينة، يكون الرقم التعريفي الموجود عليها هو الأساس الوحيد لتحديد هويتها. في كل خطوة من خطوات فحص العينة، يجب عدم إتلاف الرقم التعريفي، ولا يجوز تغييره أو إخفاؤه تحت أي ظرف من الظروف، ويُسجل الرقم الأصلي للعينة دائمًا في سجل الفحص. عند معالجة العينات وتداولها وفحصها وتداولها، من الضروري حمايتها بشكل فعال وإبعادها عن المصادر الضارة. عند اكتمال الفحص، يجب على المفتشين تنظيف العينات فورًا وإرسالها إلى مستودع تخزين العينات، حيث يقوم موظفون متخصصون بفحصها وتسجيلها.

5. تخزين العينات

تحتاج المختبرات إلى تخصيص أماكن محددة مناسبة لتخزين العينات. يجب تصنيف أنواع العينات المختلفة ووضعها في أماكنها المخصصة، مع وضع علامات واضحة عليها، وتوثيقها بدقة. يجب أن تضمن بيئة تخزين العينات سلامتها، وأن تكون خالية من التلوث والتآكل، وجافة، وجيدة التهوية. بالنسبة لبعض العينات، يجب تخزينها في بيئات وظروف خاصة، مع مراقبة دقيقة للمؤشرات البيئية وتوثيقها بشكل مفصل. عند تخزين العينات، يحرص فريق العمل على سلامتها وسلامتها. يجب تخزين المواد الخطرة، مثل المواد القابلة للاشتعال والمتفجرة والسامة، بطريقة خاصة، بعيدًا عن العينات الأخرى، مع وضع علامات مميزة عليها.

6. معالجة العينات

بعد فحص العينات، يجب تصنيفها ومعالجتها وفقًا للمواصفات والإجراءات والآراء الخاصة بكل عينة. إذا احتاج العميل إلى استعادة العينة، فعليه الالتزام التام بلوائح معالجة العينات. في حال تخزين العينة لفترة محددة ثم استعادتها، فلا يمكن استعادتها إلا بعد تقديم طلب ومراجعته والموافقة عليه. إذا انقضت فترة التخزين، يجب على المختبر والجهة المُرسِلة التواصل ومعالجة العينة معًا. عند معالجة العينة، يجب على المسؤول تسجيل ذلك.

7. سلامة العينات

يجب أن تلتزم جميع مراحل إدارة العينات، وخاصةً اختبارها وتخزينها ومعالجتها، بنظام سرية صارم لتعزيز سرية المعلومات المتعلقة بها. لا يجوز استخدام العينات المخزنة كيفما اتفق دون تعليمات خاصة. وفي حال وجود تعليمات خاصة، يجب استيفاء المتطلبات ذات الصلة لضمان الامتثال. في الوقت نفسه، يجب اتخاذ تدابير وقائية مناسبة في مراحل استلام العينات وتداولها وتخزينها ومعالجتها وإدارة معلوماتها لضمان عدم تلف العينات وعدم تسريب المعلومات السرية.

ينبغي مراعاة النقاط التالية في إدارة العينات في مختبرات الفحص:

① ينبغي إضفاء الطابع المؤسسي على إدارة العينات وتوحيدها؛

② يجب أن تُنشئ إدارة العينات تعريفًا فريدًا؛

③ مراجعة حالة العينات بدقة؛

④ قم بعمل جيد في تخزين العينات وتنظيفها؛

أ. يُعد تخزين العينات المحتوى الرئيسي لإدارة العينات.

ب. ينبغي بناء غرفة تخزين عينات تتناسب مع خصائص المنتج.

ج. التحكم الصارم في دخول وخروج العينات.

د. تنفيذ عملية إتلاف العينات بدقة.

⑤ تعزيز أعمال التدقيق الداخلي للمختبر:

بريد إلكتروني: hello@utstesters.com

مباشر: +8615260605085

الهاتف: +86-596-7686689

الموقع الإلكتروني: www.uttesters.com